#Verwaltungsmodernisierung

[digitaleweltszenarien]

Mensch-KI-Zusammenarbeit in der Bearbeitung von Förderanträgen

OZG zuende gedacht: Von der rein digitalen Antragsstellung, über die KI gestützte Antragsbearbeitung, fortlaufenden, digitalen Kommunikation über den Status, Termine bis zu einer zu mehr als 80% automatisierten Sachberichtsprüfung - eingesetzt im Förderprogramm Neustart Kultur!

Die Antragsbearbeitung wurde dabei von jeder der Gesellschaften unterschiedlich gehandhabt: So setze die größte und bekannteste der vier Gesellschaften, die GEMA bei der Prüfung der Anträge auf mehr als 30 Personen, die mit der Antragsbearbeitung beauftragt waren, während die GVL (Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten mbH) durchgängig digitalisiert und KI unterstützt gearbeitet hat und so mit weniger als einem Zehntel der Personalkraft ausgekommen ist (2,5 Personen) - bei zunehmenden Personalengpässen ein gewaltiger Vorteil! Doch damit nicht genug Benefits der Automatisierung: Die GVL hat deutlich mehr Anträge in deutliche kürzerer Zeit geprüft (knapp 6800 Anträge in sechs Wochen), mehr Gelder ausgezahlt (ca. 5800 mal 5000€) und das alles in einem transparent dokumentierten Prozess!

Als kleines Beispiel hier eine vereinfachte Skizze des KI gestützten Prozesses der Sachberichtsprüfung:

Skizze zur Automatisierungs-Architektur mit der KI-Lösung "Context Suite".

Die Antragsstrecke sieht konkreter so aus:

Skizze zum durchgängigen Antragsprozess: Von der digitalen Antragsstellung über die automatische Generierung des Stipendienvertrags, dessen digitale Unterschrift, die digitale Unterstützung der Jury bis zur formellen und inhaltliche Analyse der Projektbeschreibungen und Sachberichte, Prüfung Stipendiatenkommunikation bis zur Auszahlung, Nachverfolgung und Dokumentation.

Die Folgen: Die GVL hat mit einem Bruchteil des Personals deutlich schneller geprüft und ausgezahlt als beispielsweise die GEMA. So waren außerhalb der vorgegebenen Jury, welche für die fachliche Begutachtung künstlerischer Konzepte temporär eingesetzt wurde, wurden im Schnitt nur zwei Personen für die Prüfung der restlichen Kriterien von mehr als sechseinhalb tausend Anträgen und etwas weniger als sechstausend Sachberichten benötigt! Dabei ist der digitalisierte Prüfprozess nicht nur weitaus weniger personalintensiv und schneller, sondern durch den klar definierten Algorithmus auch objektiver und transparenter. Mit Hilfe eines übersichtlichen Dashboards konnten die den Prozess kontrollierenden Mitarbeiter/innen die Bewertungen einfach nachvollziehen und - da Algorithmen immer auch Lücken haben - bei Auffälligkeiten einzelne Bewertungen nachprüfen und ggf. mit Begründung, Zeit- und Namensstempel nachkorrigieren.

Die Mitarbeiter/innen konnten so anstatt mit reinen, großenteils aus Routineaufgaben bestehenden Sachbearbeitungstätigkeiten mit Supervisionsaufgaben betraut werden, was ihre Arbeitszufriedenheit erhöht hat.

Der Autor war Teil des Projektes.

[techniktagebuch]

30. März 2021

Verwaltungsmodernisierung: Jetzt fünfstellige Faxnummern

Die Verwaltung des bayrischen Regierungsbezirks Oberfranken modernisiert ihre Kommunikationswege: Die Fax-Server werden auf fünfstellige Nummern umgestellt.

Was im Jahr 2021 schon ein wenig wie ein schlechter Witz klingt, ist durchaus ernst gemeint.

Aus der Pressemitteilung der Regierung Oberfranken:

Am 6. April 2021 stellt die Regierung von Oberfranken ihren Faxserver von bisher vier- auf fünfstellige Faxnummern um. Der Telefaxdienst ist in Zeiten der Digitalisierung und der E-Mail zwar in gewisser Weise ein Überbleibsel aus der analogen Telekommunikationswelt. Nichtsdestotrotz ist der Telefaxdienst noch nicht entbehrlich, weil das weit verbreitete Telefax von Bürgerinnen und Bürgern immer noch häufig genutzt wird. Um diesen Kommunikationsweg weiter anbieten zu können, muss die Regierung technische Anpassungen vornehmen.

Interessant ist die Begründung weil das weit verbreitete Telefax von Bürgerinnen und Bürgern immer noch häufig genutzt wird – gerade aus den Berichten über die Verwaltungskommunikation in der Coronavirus-Pandemie drängt sich schon der Eindruck auf, dass es vor allem von der Verwaltung immer noch häufig genutzt wird, weniger von den Bürgerinnen und Bürgern (wer hat schon ein Telefax-Gerät daheim?).

Die komplette Pressemitteilung (archiviert) hier. 

(Thomas Wiegold) 

[tagungshotelportal]

GPEC digital, Berlin, Berlin, 2019:13. - 14.3. - das Tagungshotelportal.de

New Post has been published on http://www.das-tagungshotelportal.de/gpec-digital-berlin-berlin-201913-14-3/

GPEC digital, Berlin, Berlin, 2019:13. - 14.3.

GPEC digital

Spezialmesse zur Digitalisierung der Inneren Sicherheit

Ausrichtung:

Sektoren: Cyber, Informationsmanagement, Verwaltungsmodernisierung, Biometrie, Notfallvorsorge und Energieversorgung, Einsatzmittel, Verkehrsleitung und Verkehrsüberwachung

Branchen: Informationstechnologie, Kommunikationstechnik, Sicherheit

Zulassung: Fachbesucher

Über die Veranstaltung GPEC digital

Mit noch offenem Turnus findet die Messe GPEC digital – Spezialmesse zur Digitalisierung der Inneren Sicherheit in Berlin, Deutschland, statt. Veranstaltungsort der GPEC digital ist das Gelände CityCube Berlin. Die GPEC digital steht folgender Besuchergruppe offen: Fachbesucher. Das Gründungsjahr der Messe GPEC digital ist 2019. EMW Exhibition & Media Wehrstedt GmbH ist der verantwortliche Veranstalter der GPEC digital. m+a ExpoDataBase ordnet die Messe GPEC digital den Branchen Informationstechnologie, Kommunikationstechnik, Sicherheit zu.

GPEC digital findet statt am 2019:13. – 14.3. in CityCube Berlin, Berlin, Berlin, Deutschland

  Veranstalter

EMW Exhibition & Media Wehrstedt GmbH Hagenbreite 906463 Falkenstein/Harz – OT Ermsleben, Deutschland Tel: +49 (0)34743/62092 Fax: +49 (0)34743/62091

Kontakt

Buchung: Wenn Sie zur Veranstaltung GPEC digital fahren, buchen Sie doch gleich ein Tagungshotel Berlin über unser Tagungshotelportal.

[digital-dynasty]

kurz informiert: Facebook Dating, Paypal, Minecraft, Verwaltungsmodernisierung

Unser werktäglicher News-Überblick fasst die wichtigsten Nachrichten des Tages kurz und knapp zusammen. Read more www.heise.de/news/….... www.digital-dynasty.net/de/teamblogs/…

http://www.digital-dynasty.net/de/teamblogs/kurz-informiert-facebook-dating-paypal-minecraft-verwaltungsmodernisierung

[handwerkernachrichten]

Handwerkernachrichten ist das Nachrichten Magazin für Handwerk und Gewerbe mit Neuigkeiten aus Kammern und Innungen, Wirtschaft und Politik und Kirche, Tipps und Rat vom Handwerksmeister, Markt & Geld, Sport, Veranstaltungen, Schulungstermine und Ausschreibungen.

[digitalnaiv]

"Was ist das digitale Vermächtnis der Corona-Krise?" fragt der Bitkom und fordert Digitalpakt

"Was ist das digitale Vermächtnis der Corona-Krise?" fragt der @Bitkom und fordert #Digitalpakt #Homeoffice #Digitalgutschein #DigitaleBildung #Verwaltungsmodernisierung #DigitaleInfrastruktur

Wie kommen wir wirtschaftlich aus der Corona-Krise heraus? Diese Frage tritt neben der Eindämmung der Pandemie immer mehr in den Vordergrund. Der Digitalverband Bitkom hat Anfang Mai einen Digitalpakt Deutschland vorgeschlagen, “der konjunkturelle Maßnahmen mit einer echten Transformationsagenda” verknüpfen soll. “Was haben wir in der Krise gelernt, was ist das digitale Vermächtnis der…

[joeyfirst]

Hoher Beamter übergeht Seehofer. Das steckt hinter dem Corona-Leak. https://www.n-tv.de/21779209

„Bei dem Autor handelt es sich um Stephan Kohn, der im Referat KM4 des Bundesinnenministeriums arbeitet. Derzeit leitet er das Projekt "Erneuerung der nationalen KRITIS-Strategie" im Ministerium - KRITIS ist Behördensprech und meint die kritische Infrastruktur Deutschlands. Gemäß Organigramm stehen zwischen Kohn und Ressortchef Horst Seehofer der Leiter der Abteilung KM und ein Staatssekretär.

Kohn hat Politologie und Verwaltungswissenschaften studiert. Vor seiner Zeit im Ministerium arbeitete er demnach als Persönlicher Referent eines Berliner Bezirksbürgermeisters. 2018 wollte er kurz SPD-Chef werden und versuchte, während des SPD-Bundesparteitages, eine Kandidatur um den Parteivorsitz gegen Andrea Nahles auf die Beine zu stellen.

Im Bundesinnenministerium hat er sich zuvor unter anderem mit den Themen Verwaltungsmodernisierung, Visumpolitik und Dienstrecht befasst. ntv konnte Kohn sprechen. Er machte allerdings deutlich, dass er sich als Privatperson nicht zu Angelegenheiten des BMI äußern könne.(...)In einer Pandemielage müssten zuständige Behörden entscheiden, nicht die Politik. Kohn befürchtet, dass es der Politik am Ende mehr um Selbsterhalt als um den Bevölkerungsschutz gehe und es ihr deshalb wichtiger sein könnte, die bisherige Politik zu rechtfertigen, als das Richtige zu tun.(...)

Grundsätzlich hält Kohn die Datenlage zu Corona für irreführend und ungenügend und kann nicht nachvollziehen, warum sich die Bundesregierung in ihrer Bewertung auf wenige Experten und Institute wie das Robert-Koch-Institut (RKI) stützt. (...)“

[digitaleweltszenarien]

Oje OZG… (oder OZG 2.0)

Im Online-Zugangsgesetz verpflichten sich Bund und Länder, sämtliche Leistungen der deutschen Verwaltung bis zum 31.12.2022 vollständig digital anzubieten (s.  Leitfaden OZG-Umsetzung).

Der Katalog zu digitalisierender Leistungen umfasst im Kern 575 priorisierte Leistungen. Hinzu kommen für die erste Umsetzungsphase bis Ende des Jahres weitere knapp 90 gebündelte Leistungen aus dem Leistungskatalog. Insgesamt umfasst der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (Leika) grob 6.000 Verwaltungsleistungen.

Zum Stand der Dinge

Den aktuellen Stand der Umsetzung der Digitalisierung der priorisierten Leistungen publiziert das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) detailliert auf der OZG-Informationsplattform.

Dort werden neben den 575 priorisierten Kernleistungen u.a. auch gebündelten Leistungen aus dem Leistungskatalog (Leika) erfasst. Insgesamt wird dort detailliert der Stand von 664 Leistungen in 14 Themenfeldern nachverfolgt.

Das vom BMI für die Öffentlichkeitsarbeit eingerichtete OZG-Dashboard auf der Website zum Onlinezugangsgesetz ist weit weniger detailliert. Man könnte sogar meinen, es soll den Stand der Umsetzung besser in einem besseren Licht erscheinen lassen, als für eine realistische Einschätzung angemessen wäre. So suggeriert  das im Zentrum stehende Kreisdiagramm einen Anteil bereits umgesetzter Maßnahmen von 22%:

Das mag vor dem Hintergrund, dass wir uns sechseinhalb Monate vor Fristablauf befinden, nicht beeindrucken, stellt jedoch einen weitaus höheren Anteil dar, als tatsächlich anwendungstauglich umgesetzt wurde: Der Anteil bezieht sich nämlich nicht auf die 664 OZG-Leistungen aus den 14 Themenfeldern, nicht einmal auf den Kern der 575 priorisierten OZG-Leistungen, sondern lediglich auf 79 der 367 (Stand 13.05.2022) mindestens in Planung befindlichen!

Bezogen auf die nach OZG-Portal insgesamt 664 Leistungen beträgt der Anteil dieser 79 umgesetzten Leistungen nur noch knapp 12%.

Doch selbst das ist zu hoch gegriffen! Man muss nämlich auch beachten, dass zu den umgesetzten Leistungen auch solche gezählt werden, die nur ein digitales Antragsformular umgesetzt haben, nicht jedoch die Möglichkeit bieten, auch Nachweise digital einzureichen (sogenannter Reifegrad 2 von 4, Details siehe unten). Ganz zu schweigen von einer direkten, digitale Weiterverarbeitung der Anträge mit digitalem Rückkanal oder gar bundesweiten Einführung: "[Im Dashboard] gilt eine OZG-Leistung als verfügbar und wird als „Go-Live“ angesehen, wenn mindestens eine Kommune einen Onlineservice für eine zugehörige Verwaltungsleistung im Rahmen des Digitalisierungsprogramms Föderal anbietet. Dies entspricht dem Reifegrad 2. Zur Zielerreichung einer vollständigen OZG-Umsetzung werden diese Onlineservices kontinuierlich weiterentwickelt, bis sie flächendeckend in allen Kommunen in Deutschland nutzerfreundlich verfügbar sind. Diese Entwicklung spiegelt sich in verschiedenen Ausbaustufen wider." (s. https://dashboard.ozg-umsetzung.de)

Überspitzt gesagt heißt das also, dass sechseinhalb Monate vor Beendigung der gesetzlich vorgegebenen Umsetzungsfrist 79 von 575 bzw. 664 Leistungen so umgesetzt worden sind, dass Antragsteller/innen ein Onlineformular ausfüllen können, ggf. dieses aber ausdrucken und zusammen mit Papierdokumenten per Post einreichen müssen und die Antwort ggf. weiter wie im letzten Jahrhundert erfolgt?

Sechseinhalb Monate vor Fristablauf ist der Stand der Dinge also eher rot als rosig.

Ein wahrscheinlich realistischeres Bild zeichnen die detaillierten Daten des OZG-Informationsportals: Hier werden 664 vorgesehenen Leistungen detailliert in all ihren Stati aufgeführt: Demnach sind 92,77% noch gar nicht verfügbar und die dort als verfügbar definierten haben einen unzureichenden Reifegrad von 2 oder weniger.

Ganze 2 Leistungen von 664 haben laut Portal den für alle Leistungen angestrebten Reifegrad einer durchgängigen digitalen Unterstützung der gesamten Antragsprozesskette erreicht:

Bildquelle: Eigene Darstellungen nach Daten des OZG-Informationsportals vom 13.05.2022

Erläuterungen zu den Reifegraden                        

Reifegrad 0: Auf der Behörden-Webseite sind keine Informationen zur Leistung vorhanden.        

Reifegrad 1: Auf der Behörden-Webseite sind Informationen zur Leistung vorhanden.                       

Reifegrad 2: Eine Online-Beantragung ist grundsätzlich möglich. Nachweise können regelmäßig noch nicht online übermittelt werden.                     

Reifegrad 3: Die Beantragung der Leistung kann einschließlich aller Nachweise online abgewickelt werden.                 

Reifegrad 4: Die Leistung kann vollständig digital abgewickelt werden. Für Nachweise wird das Once-Only-Prinzip umgesetzt.                         

Nun kann man nur hoffen, dass die Daten des Portals hinter der tatsächlichen Entwicklung hinherherhinken, obwohl die OZG-Informationsplattform nach eigenen Angaben "die Ergebnisse der Themenfeldarbeit allen Beteiligten strukturiert zur Verfügung [stellt] und  den Fortschritt der OZG-Umsetzung transparent [macht]." Aus

Anderen Untersuchungen und die eigenen Recherchen etwa im Bereich der Industrie nahen Leistungen, bestätigen allerdings, dass das die Ziele des OZG mit der laufenden Praxis auch nicht mit ein paar Monaten Verzögerung erreicht werden können.

Entschuldigend muss natürlich berücksichtigt werden, dass mit der Pandemie und dem Ukraine-Krieg mit all ihren Folgen unvorhergesehene Katastrophen, die (zu Recht) Priorität bekommen und Ressourcen gebunden haben, das OZG-Projekt enorm erschwert haben.

Doch sollte sich die Umsetzung dann nicht wenigstens auf die für diese Katastrophen relevanten Themenfelder fokussieren?

Themenfelder

Gerade das Themenfeld "Ein- & Auswanderung", bei dem man auch aus den Erfahrungen der Flüchtlingskrise hätte lernen und weiter sein müssen, hinkt die Umsetzung jedoch besonders deutlich hinterher: Es ist das einzige Themenfeld, in dem es laut Plattform nicht einen nennenswert digitalisierten Dienst gibt, der einen Reifegrad von 3, geschweige denn 4 erreicht.

Sicher sind hier besonders viele Ressourcen gebunden gewesen und seit dem Ukraine Krieg wieder gebunden. Nun wird Digitalisierung aber gerade hier auch besonders für effektivere und effizientere Abläufe benötigt!

Wie im nicht nur durch die Pandemie als Krisenbereich im Brennpunkt stehenden Gesundheitswesen: Hier sind mit 6 von 62 anteilig gesehen von allen Themenfeldern die meisten Leistungen nenneswert digitalisiert.

Um wirklich effizientere, effektivere und (ein Schwerpunkt des OZG) nutzerfreundlichere Verwaltungsleistungen anbieten zu können, liegt der Kern aus Informationstechnischer und Verwaltungsorganisatorischer Sicht nicht in der Umsetzung von Online-Formularen, sondern den dahinter liegenden Verwaltungsprozessen:

Hier liegt einer der Konstruktionsfehler des OZG, die auch zu den beschönigenden (aber immer noch ungenügenden) Zahlen im OZG-Dashboard führt: Der Reifegrad 2 stellt keine ausreichende, digitale Leistungsbereitstellung dar!

Kernaufgabe der Umsetzung ist nicht der vom OZG primär adressierte Online-Zugang, sondern der interne Verwaltungsvorgang: Die Online-Eingabe ist der am einfachsten und mit dem geringsten Aufwand umzusetzende Part in der gesamten Prozesskette von Dateneingabe, interner Verarbeitung, Dialog (etwa wegen Nachlieferungen) und Auslieferung des Ergebnisses.

Aus informationstechnischer Sicht macht es wenig Sinn, bei der Umsetzung nur den Online-Zugang zu betrachten und sich erst später um die Anbindung der Fachverfahren zu kümmern. Die Ausgestaltung des Online-Zugangs hängt wesentlich von dem Fachverfahren ab, das es mit Daten versorgen soll und von dem es mit Daten für die Ergebnis-/Leistungslieferung versorgt wird!

Was bringt eine digitale Dateneingabe, wenn die eingegebenen Daten nicht direkt vom internen Verfahren verarbeitet werden können und die Ergebnisse ohne manuellen Eingriff zurückgespielt werden können?

Die jeweiligen Fachverfahren werden beim "Go-Live" häufig noch nicht an das Back-End, das Fachverfahren angebunden. Die meisten freigeschalteten Leistungen bieten zunächst nur das Front-End  (Online-Formular) zur Datenübermittlung ohne Dokumentenupload! Letzterer ist erst ab Reifegrad  möglich. So kommen die Antragsdaten bestenfalls als strukturierte, digitale Datensätze oder als PDF-Dateien bei den jeweiligen Bearbeitern/innen an - oft aber auch per Post...

Das Bild für den Reifegrad 3 mit integriertem Dokumentenupload sieht dann so aus:

So entstehen haufenweise Potemkinsche Dörfer mit gestrichenen Fassaden, hinter denen ein Baugerüst steht.

Diese Online-Zugangsfassaden ohne angebundene Fachverfahren werden zumindest zum Teil später bei der Anbindung an Fachverfahren wieder eingerissen oder aufwändig umgebaut werden müssen.

Die Kosten dafür müssen nach heutigem Stand die Kommunen tragen - zumindest gibt es dafür noch keine Bundesmittel.

Weil es effektiver, effizienter und wesentlich kostengünstiger ist, empfiehlt es sich für Kommunen, von den Fachverfahren ausgehend die Online-Zugänge einzurichten und nicht umgekehrt.

Da die internen Verfahren extrem uneinheitlich sind, teilweise auch aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher Regelungen (etwa bei Kammerleistungen), funktioniert auch das politisch gut gemeinte, aber technisch etwas naive Prinzip „Einer für alle“ (kurz Efa), nach dem ein Land eine Leistung für alle anderen Bundesländer umsetzen soll in den meisten Fällen nicht.

Diese sollen dann auf dem Umsetzungs-Marktplatz der OZG-Plattform bereitgestellt werden: Aktuell finden sich dort wenig überrauschend nur eine Handvoll Leistungen (s. https://informationsplattform.ozg-umsetzung.de/ Menüpukt „Martplatz“.9

Fragt man bei den zuständigen und sachkundigen Stellen nach, wird sich das bis Jahresende kaum und auch im nächsten Jahr nicht grundlegend bessern.

Wie heißt es noch so schön in einem Song der Hamburger Band Die Sterne: "Es hat keinen Sinn zu warten bis es besser wird, das bisschen besser, ist das Warten nicht wert."

Also muss sich jede Verwaltung wohl oder übel selbst Gedanken machen und darum kümmern, ihre Leistungen durchgängig mit Online Zugang und Prozessen (Verfahrens- und Registeranbindung) zu digitalisieren.

Auf dem Weg zu einem OZG 2.0...

Folglich müssten in einem reformierten OZG 2.0

i. Verwaltungsleistungen als durchgängige Service-Prozesse in den Gesamtzusammenhang mit E-Government, E-Akte, Registermodernisierung etc. gestellt und mehr Gewicht auf die Anbindung/Modernisierung der Fachverfahren und der Organisation gelegt und

ii. Verwaltungsleistungen als moderne, über mehrere Eingabemedien und -Modalitäten nutzbare (u.a. Sprache), flexibel einbindbare Services (wie etwa Bezahldienste) konstruiert werden

iii. Kommunen als Hauptträger der Umsetzung mit mehr Mitteln unterstützt und/oder das Efa-Prinzip zugunsten vom Bund für alle bereitgestellte, durchgängige Dienste inkl. moderner Fachverfahren ersetzt werden.

[gmbh2go-blog]

laufende gmbh kaufen Wettkampf um die besten Projekte zur Verwaltungsmodernisierung: Finalisten des 17. eGovernment-Wettbewerbs von BearingPoint und Cisco präsentieren ZukunftsinnovationenOnline-Voting eröffnet

}

Begrüßung zu den Finalistentagen des 17. eGovernment-Wettbewerbs durch Jon Abele, Partner und Leiter Public Services bei BearingPoint und Jonas Rahe, Sales Manager bei Cisco Deutschland (frei zur redaktionellen Nutzung). Weiterer Text über ots und http://www.presseportal.de/nr/68073 / Die Verwendung dieses Bildes… mehr Bild-Infos Download

Berlin (ots)– Die Finalistentage…

[igggmbh-blog]

NEWS Beitrag von SEO & Google Marketing - Businesspläne - Finanzierungsvermittlung

New Post has been published on http://www.igg-gmbh.de/studie-deutsche-behoerden-sehen-sich-bei-digitalisierung-und-it-sicherheit-schlecht-aufgestellt-zentrale-koordination-gefordert/

Studie: Deutsche Behörden sehen sich bei Digitalisierung und IT-Sicherheit schlecht aufgestellt. Zentrale Koordination gefordert

nn n n n

Berlin (ots) – Bei Digitalisierung und IT-Sicherheit sehen deutsche Behörden enormen Handlungsbedarf. Dabei ist laut den Chefs der öffentlichen Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen vor allem die Politik gefordert. Von der künftigen Bundesregierung wünschen sich 40 Prozent eine stärkere Standardisierung und einheitliche Vorgaben in diesem Bereich, es folgen mit je knapp 29 Prozent die Forderungen nach besserer personeller und budgetärer Ausstattung sowie nach einer besseren Koordination zwischen den Verwaltungsebenen zur Schaffung gemeinsamer IT-Lösungen. Eine Mehrheit befürwortet es, die Aufgabe der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung einer zentralen Leitung zu übertragen. Das sind Ergebnisse einer bundesweiten Umfrage unter 346 Behördenleitern, durchgeführt von der Hertie School of Governance und der Wegweiser Research & Strategy GmbH unter der wissenschaftlichen Leitung von Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid.

Für 58,4 Prozent der befragten Behördenleiter ist die Digitalisierung die wichtigste Herausforderung der nächsten fünf Jahre. Hohe Priorität haben die Themen IT-Sicherheit (30,5 Prozent) und demografieorientierte Personalarbeit (29,7 Prozent). Verbreitet ist zudem die Sorge, wegen der sinkenden Attraktivität als Arbeitgeber beim Wettbewerb um Fachkräfte und jüngere Mitarbeiter das Nachsehen zu haben (29,1 Prozent). Die im Vorjahr bei Städten und Gemeinden noch weit oben rangierende Frage der Unterbringung und Integration von Flüchtlingen ist auf der Prioritätenliste deutlich nach unten gerutscht (um über 13 Prozent auf 10,8 Prozent).

Der Bereich IT-Sicherheit bereitet den Behörden große Sorgen. Weniger als 10 Prozent der Befragten denken, dass Deutschland in diesem Bereich gut aufgestellt ist. 83,5 Prozent sehen die eigene Behörde durch mögliche Cyberangriffe stark bedroht.

Von der Politik wünschen sich die Behördenleiter verstärkte Initiativen im Bereich Digitalisierung und E-Government. Zahlreiche Maßnahmen, insbesondere der elektronische Personalausweis und das De-Mail-Gesetz, beurteilen sie in ihrer Wirkung als eher enttäuschend. \”Aus den Antworten spricht die klare Überzeugung, dass echte Fortschritte nur durch mehr Standardisierung und Koordination gemacht werden können. Die Behörden leiden unter einem Flickenteppich nicht miteinander verzahnter Initiativen\”, sagt Studienleiter Gerhard Hammerschmid. Eine Mehrheit der befragten Behörden spricht sich auch für eine Neustrukturierung der Kompetenzen aus. Sie befürworten entweder die Einrichtung eines Fachministeriums für E-Government und Digitalisierung (28,2 Prozent) oder einer neuen Anstalt des öffentlichen Rechts in gemeinsamer Trägerschaft von Bund und Ländern (24,0 Prozent), um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nachhaltig umzusetzen.

Bei der konkreten Umsetzung der Digitalisierung sehen die Behördenleiter durchaus Fortschritte, allerdings verzeichnen sie dadurch bislang kaum Effizienzgewinne, sondern vielmehr deutliche Kostensteigerungen. Die meisten E-Government-Anwendungen sind bislang allenfalls von einer Minderheit der Behörden umgesetzt. Das gilt zum Beispiel für die elektronische Akte (22,9 Prozent), eine elektronische Bezahlfunktion (23,3 Prozent) oder eine rechtssichere E-Mail-Kommunikation (30,5 Prozent). Noch geringer ist die Umsetzung einer digitalisierten Personalverwaltung (19,6 Prozent), mobiler E-Government-Anwendungen (17,5 Prozent), von elektronisch eingereichten Nachweisen (14,4 Prozent) oder elektronischen Rechnungen im Auftragswesen (10,7 Prozent). Rund die Hälfte der Behörden wollen weder Cloud-Computing noch Big-Data-Anwendungen einführen.

Experten und Entscheidungsträger aus Bund, Ländern und Kommunen sowie aus Wissenschaft und Wirtschaft diskutieren diese Ergebnisseauf dem 5. Zukunftskongress Staat & Verwaltung, der unter der Schirmherrschaft von Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière am 20. und 21. Juni 2017 im Berliner bcc stattfindet. \”Der Zukunftskongress Staat & Verwaltung verzeichnet 2017 eine Rekordbeteiligung von etwa 1.500 Teilnehmern und dokumentiert somit seine Stellung als Leitveranstaltung für Digital Government und Verwaltungsmodernisierung\”, sagt der Geschäftsführer von Wegweiser Oliver Lorenz.

Weitere Informationen finden Sie auf der Kongress-Website www.zukunftskongress.info.

Die Studie wird heute (7. Juni) von 18.30-20.00 Uhr im Rahmen eines Pressegesprächs im Hotel de Rome, Berlin, mit Dr. Klaus von Dohnanyi, Beate Lohmann, BMI, StS Katrin Lange, Ministerium des Innern und für Kommunales, Brandenburg, und Vorsitzende des IT-Planungsrates 2017, StS Sabine Smentek, Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Berlin, Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid, Hertie School of Governance, und Michael Seipel, Cassini Consulting, diskutiert. Anmeldung: http://bit.ly/wegweiser_anmeldung

Die Studie \”Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2017\” wird im \”Jahrbuch Innovativer Staat 2017\” veröffentlicht. Die vollständige Studie können Sie ab dem 8. Juni hier herunterladen: http://wegweiser.de/de/download-studie-0

Die Hertie School of Governance ist eine staatlich anerkannte, private Hochschule mit Sitz in Berlin. Ihr Ziel ist es, herausragend qualifizierte junge Menschen auf Führungsaufgaben im öffentlichen Bereich, in der Privatwirtschaft und der Zivilgesellschaft vorzubereiten. Mit interdisziplinärer Forschung will die Hertie School zudem die Diskussion über moderne Staatlichkeit voranbringen und den Austausch zwischen den Sektoren anregen. Die Hochschule wurde Ende 2003 von der Gemeinnützigen Hertie-Stiftung gegründet und wird seither maßgeblich von ihr getragen. www.hertie-school.org

Pressekontakt:

Pressekontakt Hertie School: Regine Kreitz, Head of Communications, nTel.: 030 / 259 219 113, Fax: 030 / 259 219 444, nE-Mail: pressoffice@hertie-school.org nTwitter: https://twitter.com/thehertieschool nFacebook: https://www.facebook.com/hertieschool/ nLinkedIn: https://www.linkedin.com/school/55258/ n nPressekontakt Wegweiser GmbH: Oliver Lorenz, Geschäftsführer, nTel.: 030 / 28 488 1-20, Fax: 030 / 28 488 1-11, nE-Mail: oliver.lorenz@wegweiser.de nZunkunftskongress auf Twitter: #ZKSV17

n

[digitaleweltszenarien]

Wann kommt das neue OZG?

Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG)“ verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten.

Das OZG-Zielbild stellt die Nutzerinnen und Nutzer in den Mittelpunkt: Laut eigener Zielsetzung wird der Erfolg der Digitalisierungsprogramme nicht nur daran gemessen werden, ob alle Verwaltungsleistungen noch in 2022 online verfügbar sind, sondern vor allem daran, wie hoch Akzeptanz und Nutzung bei Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen sind.

Dies spiegelt sich in der Gliederung des OZG-Umsetzungskatalogs in 35 Lebens- und 17 Unternehmenslagen (plus 14 übergeordneten Themenfeldern) an Stelle der sonst üblichen Stukturierung nach behördlichen Zuständigkeiten.

Der sehr positive Paradigmenwechsel weg von der Verwaltungsperspektive hin zu denen, für die die Verwaltung eigentlich arbeitet schafft allerdings große organisatorische, kulturelle und technische Probleme.

Zumindest einige wichtige organisatorische und technische Probleme sollen hier angesprochen werden, weil sie dazu führen, dass man Ende 2022 nüchtern betrachtet nicht von einem Erfolg der OZG-Umsetzung wird sprechen können und Nachfolgeprojekte bereits verabschiedet sein werden.

Einer der zentralen organisatorischen Probleme liegt im sogenannten EVA-Prinzip "einer für alle" bei den föderalen Leistungen, das politisch eine schöne Idee ist, aber in der praktischen Umsetzung kaum lösbare Probleme schafft.

Dieses im Digitalisierungsprogramm Föderal vereinbarte arbeitsteiliges Vorgehen im Bund-Land-Tandem , nachdem die einzelnen Länder die Federführung für einzelne Themenfelder (insgesamt ca. 460) übernehmen und hierfür mit Unterstützung des federführenden Bundesressorts digitale Lösungen erarbeiten, die für alle Bundesländer und Kommunen(!) zur Nutzung bereitgestellt werden sollen, um so eine flächendeckende Verfügbarkeit zu erreichen.

Hierbei wurde Rechnung ohne die Kommunen gemacht: Wie soll ein Bundesland im Tandem mit einem Ministerum digitale Services entwickeln, die von allen(!) anderen, mit ihren extrem heterogenen IT-landschaften und unterschiedlichen Verfahrensprozessen verwendet werden können? Und wie können die Kommunen solche Services, die komplett ohne Berücksichtigung ihrer IT und Prozesse entwickelt wurden, in diese einbinden - und das ohne entsprechende Mittel für IT-Anpassung und Changemanagement?

Damit kommen wir zu einem zweiten, großen Problembereich, der hier kurz angesprochen werden soll: Das OZG betrachtet fast ausschließlich den für Bürger/innen und Unternehmen sicht- und nutzbaren äusseren Bereich. Dieser funktioniert aber nur, wenn

a. Eine Menge Personal, das nur eine geringe Qualifizierung benötigt, dahinter die Abwicklung in Handarbeit erledigt (also wie im letzten Jahrhundert) oder

b. die gesamte Verfahrenskette von der Eingabe via App, Smart Speaker oder immer weniger auch PC bestmöglich durchdigitalisiert wird

Letzteres fällt eher in den Bereich der E-Government-Gesetze auf Bundes- und Landesebene womit hier leider eine konzeptionell hinderliche Grenze geschaffen wurde. So konstatiert Thomas Bönig, IT-referatsleiter der Landeshauptstadt München, dass das OZG den falschen Ansatz verfolgt, weil es zu sehr auf die Online Bereitstellung von Bürger- und Unternehmensdiensten abzielt und nicht auf die Digitalisierung der dahinter stehenden und weit darüber hinausgehenden Verwaltungsabläufe.

In die gleiche Kerbe schlagen auch Alexander Handschuh vom Deutschen Städte- und Gemeindebund und Marc Gross von der Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement, die unisono fordern, sich verstärkt auf die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse zu fokussieren. Dies müsse sich in einem OZG "2.0" niederschlagen.

Die oben aufgeführte, zweite Alternative weist auch darauf hin, dass die technische Grundkonzeption eines Portalverbundes schon vor dessen Realisierung nicht mehr dem aktuellen Stand der Entwicklung entspricht (kein online first, zu wenig Service orientiert) - laut Thomas Böhning repräsentiert das Konzept einer Online-Plattform ohne mobile Apps und Services einer informationstechnischen "Denkweise aus dem letzten Jahrtausend" *.

Viele Beteiligte wissen, dass die OZG-Umsetzung erneuert werden muss; Zu hoffen bleibt, dass sie sich durchsetzen können und wir nicht die Verwaltung in das 21. Jahrhundert transferieren.

"Verwaltung neu denken"* fasst Uda Bastians vom Deutschen Städtetag die Agenda in einem Claim zusammen.

*[Online Konfererenz OZG in Kommunen vom 28. April 2021]