ginnydqt169

[ginnydqt169]

Newbie có nên apply vào Ban Đối ngoại Hội Sinh viên?!

Chào mọi người! Mình là Quỳnh Trang – Phó Trưởng Ban Đối ngoại Hội Sinh viên Học viện Ngoại giao. Trong Đợt tuyển Nhân sự nòng cốt Hội Sinh viên năm nay, chúng mình nhận được khá nhiều câu hỏi của các bạn về Ban Đối ngoại. Trong đó, mối băn khoăn lớn nhất của nhiều bạn chính là “Liệu 1 newbie chưa có kinh nghiệm gì về đối ngoại thì có thể làm đối ngoại được hay không?” Vậy nên, mình đã quyết định xâu chuỗi lại các kiến thức, kinh nghiệm nhỏ bé của bản thân trong bài viết này với hy vọng rằng sau khi đọc xong, các bạn sẽ hiểu hơn về công việc đối ngoại cũng như tự tin hơn trong quá trình apply vào Hội Sinh viên nhée!!

Ban Đối ngoại có phải ban đi xin tài trợ không?

Hmm, câu trả lời là vừa đúng, vừa không đúng. Đúng dưới góc nhìn của những người chưa có kinh nghiệm về đối ngoại hoặc chưa hiểu đúng về chức năng của Ban Đối ngoại. Còn với những nhân sự làm đối ngoại chúng mình thì đây là câu trả lời hoàn toàn sai! Chúng mình sẽ không dùng từ “xin tài trợ”, thay vào đó, công việc chính của ban chính là “Tìm kiếm các đối tác phù hợp và mời tài trợ/đề xuất hợp tác nhằm trao đổi quyền lợi, giá trị giữa hai bên”. Việc hợp tác giữa các đơn vị, doanh nghiệp và các tổ chức sinh viên là một mối quan hệ hợp tác “win-win” – đồng thời mang lại quyền lợi và giá trị phù hợp cho cả hai bên.

Vậy khi hợp tác, nhà tài trợ được quyền lợi gì và các tổ chức sinh viên nhận được gì?

Về phía nhà tài trợ, hoạt động hợp tác với các chương trình, sự kiện sinh viên sẽ giúp họ nâng cao hình ảnh thương hiệu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác chất lượng về sau. Các lợi ích chính bao gồm:

Quảng bá hình ảnh đến tệp khách hàng mục tiêu là học sinh, sinh viên;

Trực tiếp giao lưu, tương tác với học sinh, sinh viên tại các sự kiện, chương trình thông qua hoạt động đặt bàn tư vấn, tổ chức workshop,...

Thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR), đồng thời xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt công chúng và khách hàng mục tiêu;

Nhận được các ý tưởng, hoạt động sáng tạo từ sinh viên nhằm hỗ trợ hoàn thiện kế hoạch phát triển trong ngắn hạn/trung hạn/dài hạn của doanh nghiệp (đối với các nhà tài trợ các chương trình, cuộc thi về Truyền thông - Marketing, Management Trainee, Leadership,...);

Mục tiêu dài hạn hơn: Chương trình sinh viên là cầu nối để các doanh nghiệp, đơn vị tiếp xúc và tạo mối quan hệ với các cán bộ, giảng viên, ban giám đốc, phòng đào tạo,... của các trường đại học.

Về phía các tổ chức sinh viên, sự tài trợ, bảo trợ từ phía các đối tác sẽ hỗ trợ tạo nên nguồn lực cũng như nâng cao uy tín của các hoạt động, chương trình được tổ chức. Cụ thể như:

Nhận được nguồn tài chính phù hợp nhằm phục vụ cho các hoạt động của chương trình, sự kiện;

Nhận được sự bảo trợ về mặt chuyên môn/truyền thông/hình ảnh từ phía các đối tác, từ đó giúp nâng cao hình ảnh và uy tín của chương trình, sự kiện;

Nhận được tài trợ về mặt hiện vật giúp giảm thiểu chi phí tổ chức sự kiện, chương trình;

Thu hút người tham gia chương trình (nếu đơn vị tài trợ là một thương hiệu, đơn vị yêu thích của tệp đối tượng mục tiêu).

Người làm Đối ngoại thì làm gì nhỉ?!

Công việc chính của nhân sự Ban Đối ngoại là tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ hợp tác có giá trị, bền vững với các đối tác tiềm năng. Vì vậy, quy trình hoạt động đối ngoại của Ban Đối Ngoại Hội Sinh viên bao gồm các bước chính sau:

Hoàn thiện hồ sơ tài trợ: hồ sơ tài trợ cần đảm bảo cung cấp đủ và chính xác các thông tin về tổ chức sinh viên, chương trình/hoạt động mời tài trợ, kế hoạch tổ chức chương trình và đề xuất hợp tác. Tuy nhiên, hồ sơ tài trợ cần ngắn gọn, các thông tin đều được lượng hoá và minh hoạ một cách cụ thể;

Nghiên cứu đối tác tiềm năng & lập hitlist: khi tìm hiểu về đối tác tiềm năng, cần chú ý đến sự phù hợp giữa đối tác và chương trình và cần xác định rõ nhu cầu của đơn vị này là gì, tổ chức của mình có thể đáp ứng được mong muốn hợp tác của họ hay không;

Liên hệ: Đối với các đơn vị liên hệ qua cold contact, cần chuẩn bị kỹ để tạo ấn tượng tốt từ lần liên hệ đầu tiên. Các đơn vị đã có warm contact từ trước thì cần liên hệ và chuẩn bị phương án hợp tác từ sớm nhằm đạt được hiệu quả hợp tác như mong đợi;

Trao đổi & Xây dựng đề xuất hợp tác đáp ứng nhu cầu của đối tác: Trong quá trình trao đổi trước đàm phán, cần tập trung tìm hiểu về nhu cầu và mong muốn hợp tác từ phía đối tác tiềm năng để từ đó chúng ta lập kế hoạch hợp tác sát sao nhất với nguyện vọng của đối tác, cũng như đảm bảo về mức độ khả thi, quyền lợi và sự phù hợp với chương trình mà mình đang tổ chức;

Đàm phán: Cần xác định rõ lập trường trong đàm phán = Nguyên tắc của ta + Giới hạn lợi ích thấp nhất cần đảm bảo + Giới hạn quyền lợi cao nhất có thể đưa ra cho nhà tài trợ. Trong quá trình đàm phán, chúng ta cũng cần linh hoạt, chủ động ứng biến với các yêu cầu từ phía nhà tài trợ cũng như chuẩn bị sẵn “kịch bản đàm phán”: quyền lợi/yêu cầu nào có thể chấp nhận? trường hợp nào nên từ chối khéo? tình huống nào có thể khéo léo tận dụng để “chốt deal/nâng deal”?

Ký kết thoả thuận hợp tác & thực hiện quyền lợi, nghiệm thu: Cần lập kế hoạch “trả quyền lợi” từ sau khi ký kết thoả thuận hợp tác và liên tục theo dõi, cập nhật tiến độ công việc, đáp ứng đúng và đủ các quyền lợi theo thoả thuận. Trong quá trình làm việc, các nhân sự Ban Đối ngoại cũng cần “take care” nhà tài trợ nhằm tạo ấn tượng và thiện cảm tốt đẹp về chương trình. Đây là tiền đề tạo nên các cơ hội hợp tác tiếp theo giữa hai bên.

Giữ mối quan hệ với đối tác hậu chương trình: Hậu chương trình, Ban Đối ngoại vẫn thực hiện nhiệm vụ quan tâm, “take care” đối tác nhằm hướng tới mục tiêu trở thành đối tác dài hạn hoặc tạo cơ hội hợp tác trong những chương trình khác của Hội Sinh viên.

Trong dung lượng chữ giới hạn cho phép, mình đã cố gắng đúc kết một cách súc tích nhất kinh nghiệm Đối ngoại của bản thân với hy vọng các bạn đọc bài viết sẽ có một cái nhìn tổng quan về công việc của một người làm đối ngoại. Rất mong được gặp lại các bạn ở Hội Sinh viên!

Are you Reddy?!!