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Resenha do texto: A utilização do ICA-AtoM como plataforma de acesso, difusão e descrição dos documentos arquivísticos de instituições públicas

O artigo analisado para esta resenha foi titulado como: A utilização do ICA-AtoM como plataforma de acesso, difusão e descrição dos documentos arquivísticos de instituições públicas. Escrito pelo mestre Eliseu dos Santos Lima (UFSM - Universidade Federal de Santa Maria) e pelo doutor Daniel Flores (docente da UFSM e atualmente docente da UFF - Universidade Federal Fluminense).

RESUMO DO ARTIGO

O artigo aborda acerca das vantagens de utilização do ICA-AtoM (Internacional Council of Archives – Access to Memory) como software de disseminação das informações  arquivísticas, por meio dos documentos, de forma on-line. Enuncia sua capacidade de prover um fácil acesso para qualquer um que necessite ou deseje obter informações de natureza arquivística e com o devido tratamento e qualidade que apenas a Arquivologia é capaz de oferecer. Ao tratar deste assunto, sobretudo por referir-se às instituições públicas, os autores trazem como suporte a importância do oferecimento deste acesso por meio da legislação brasileira. Esta, oficializa a responsabilidade do Estado em prover informações de suas ações aos seus cidadãos, informações que se encontram registradas em documentos arquivísticos, regula e assume esta responsabilidade com a Lei de Acesso à informação e a Lei de Arquivos e seus dispositivos complementares dentre outros relacionadas. Também aborda acerca do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e o do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) por ser o órgão central objetivando demonstrar que as instituições governamentais têm como uma de suas obrigações o acesso à informação, e, com isso, as formas de oferecer esse acesso. 

Explica como surgiu o AtoM, primeira denominado como ICA-AtoM, sendo fruto de um projeto do Conselho Internacional de Arquivos e parceiros, como por exemplo a UNESCO, “buscando a automação e o consequente intercâmbio de informações entre instituições.” (CONRADO, 2014, apud LIMA; FLORES, 2016, p. 213). Tratando assim, de um software “de acesso, difusão e descrição dos documentos arquivísticos” (LIMA; FLORES, 2016, p. 212). Aponta o AtoM tanto como uma ferramenta para os arquivistas no tratamento técnico, como um recurso para as instituições oferecerem o acesso livre aos seus acervos documentais.

O artigo, então, apresenta o AtoM como forma de oferecer este acesso de forma mais ampla retirando barreiras geográficas que dificultavam o acesso por ser on-line e acessível de qualquer lugar e a qualquer hora. Apresenta como vantagens, além do livre acesso on-line: o fato de ser software livre e em razão disso ser gratuito, ser facilmente baixado pelo site oficial, apresentar suas descrições de acordo com as normas internacionais de descrição arquivística, ter a possibilidade de descrição em vários idiomas e a interoperabilidade com outros sistemas. Também é possível, a qualquer interessado, contribuir com as suas atualizações a fim de melhorar o software.

O artigo demonstra a importância dessa interoperabilidade com os outros ambientes digitais que envolvem o tratamento arquivístico, seguro e confiável dos documentos, o SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) e o RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável), contendo também uma ilustração da integração desses ambientes e seus sistemas. 

Em suas considerações finais os autores atentam para o uso do AtoM como uma plataforma que permite ao cidadão o acesso à documentação pública e assim ao exercício de seu direito à informação previsto pela constituição sem barreiras geográficas, por exemplo. Sendo também uma forma de as instituições oferecem um acesso simples e rápido aos seus acervos. Junto a um Rdc-Arq e a um SIGAD, oferece o acesso a um acervo cuja informação seja autêntica e confiável.

Os autores concluem que: 

[...] o ICA-AtoM, além de servir à descrição, pode proporcionar um ambiente autêntico para o armazenamento seguro e como fonte de prova dos documentos institucionais digitais e digitalizados, bem como para prover preservação e acesso a longo prazo, se for interligada a um RDC-Arq, como o Archivematica, por exemplo. (LIMA; FLORES, 2016, p. 207-208).

RESENHA

Os autores apresentaram uma abordagem explicativa e sintética do surgimento do AtoM, demonstraram bem as vantagens da utilização desse software pelos arquivistas, pelas instituições arquivísticas e pelos usuários. O texto exige, contudo, alguns conhecimentos específicos acerca da Arquivologia, do tratamento arquivístico em meio digital e de alguns conhecimentos de tecnologia e informática para ser inteiramente compreendido. Ao analisar seu objetivo como sendo de conscientização acerca do uso do AtoM, tem portanto como público-alvo as instituições arquivísticas, os arquivistas e estudantes de Arquivologia; sendo assim, já pressupõem alguns conhecimentos por parte de seus leitores. Trata-se de um bom texto como referência para o assunto abordado e que cumpre com os seus objetivos informativos e serve de alerta quanto ao uso desse software como ferramenta à disposição das instituições. Além de ser uma ferramenta para o tratamento arquivístico para os arquivistas e para para o usuário que terá um canal on-line de acesso aos acervos.

Ainda que o artigo tenha como foco os órgãos públicos e sua importante responsabilidade de difusão de informação, o software pode ser utilizado para arquivos privados e pessoais com a mesma eficiência e vantagens.

Segundo os autores mesmo enfatizaram, o AtoM é uma plataforma para difusão e acesso e, para ser capaz de executar essas funções, o acervo deve estar tratado e organizado corretamente. Para isso, sua integração com o SIGAD e com o RDC-Arq. Essa integração faz parte do Modelo OAIS (Open Archival Information System) que é um “modelo conceitual que poderá ser implementado em um determinado arquivo, o qual possui a responsabilidade de preservar documentos digitais e torná-los disponíveis para uma comunidade designada” (SANTOS; FLORES, 2019, p. 9). Compreendendo a gestão, a preservação e o acesso à documentos autênticos e confiáveis em meio digital. Sendo assim, é importante destacar o papel do arquivista e da Arquivologia que, por meio de suas teorias e práticas, oferecem suporte às administrações e à comunidade que necessitam de documentos confiáveis e autênticos.

Quando tratamos de documentos das administrações públicas e de seu acesso temos que lembrar também do importante papel que os documentos têm para os cidadão em vários sentidos. Primeiramente os arquivos têm importância por ser valor como prova administrativa e jurídica, depois eles se tornam fontes primárias e confiáveis para pesquisas com várias finalidades. É inegável a necessidade de uma carteira de identidade, por exemplo, emitida por sua vez por órgão público, ou que para provar o pagamento de uma conta precisamos de uma nota fiscal. Os documentos têm igual importância para as instituições seja como controle da rotina administrativa, seja como suporte no processo de tomada de decisões ou como prova jurídica ou financeira. De acordo com Bellotto

[...] O real papel que deve ter um arquivo público: ao mesmo tempo, de custodiador, organizador e difusor de acervos acumulados, como prova, testemunho ou informação em questões relativas aos direitos e deveres vinculados às relações entre governo e cidadão.” (BELLOTTO, 2000, p.151-166 apud PARRELA, 2013, p. 108).

Com a Lei de Acesso à Informação (LAI), vem à luz a importância dessas informações na democracia como fontes que devem e podem ser consultadas para fins de fiscalização dos governos sem depender de opiniões midiáticas. Este acesso é o que há um tempo temos ouvido falar como transparência nos governos, ou seja, os documentos produzidos pelas administrações públicas disponíveis para todos, (salvaguarda os que possuem algum nível de sigilo). Informações que demonstram o que realmente essas administrações fizeram. Vivemos em um contexto cada vez mais digital. Nos comunicamos, nos entretemos e trabalhamos com recursos digitais. Os documentos vêm sendo produzidos e armazenados em meio digital.

Procuramos informações de naturezas diversas na internet e por razões diversas, sendo assim também é desejado encontrar disponíveis as informações arquivísticas, sobretudo as governamentais, com alguns cliques em qualquer hora e lugar sem precisar de intermediários e o AtoM permite isso. Mas cabe destacar que se o acervo não estiver tratado, não é possível dar acesso. Sendo assim, é grande a importância do arquivista e da Arquivologia desde a produção e recebimento desses documentos até o seu acesso, pois ele tem o conhecimento necessário para gerir e tratar essa documentação para todos os seus usos. Agora, os arquivistas podem contar com ferramentas como AtoM (plataforma de acesso) e o Arquivemática (repositório digital) para melhor cumprir com o seu papel como agente intermediador e difusor de informações de natureza arquivística.

EXPERIÊNCIA PESSOAL COM O ATOM

Do ponto de vista como graduanda de Arquivologia da UFF, eu tive a oportunidade de utilizar o AtoM para fins de descrição. Pude, assim, verificar sua funcionalidade como ferramenta de trabalho. Neste quesito, o software demonstrou-se um verdadeiro facilitador do trabalho, não só por ser fácil de usar bem como por suas características arquivísticas permitindo não só a descrição,  mas também a classificação e o controle de vocabulário com finalidade de busca. Pude tranquilamente baixá-lo em meu computador. Ele pode ser usado também para descrições bibliográficas, museológicas e de coleções por possuir outros padrões de metadados, além dos de descrição arquivística. Foi também possível a interoperabilidade por meio, por exemplo, da exportação da taxonomia construída nele (que mais se assemelha à estrutura de um Tesauro). As descrições feitas respeitam a organicidade inerente aos arquivos ao ser feita de forma multinível respeitando-se o quadro de arranjo. O Site oficial oferece um manual de uso e também uma versão on-line de teste.

Como usuária, utilizei o AtoM da Fiocruz, e pude fazer tranquilamente as pesquisas tanto pelas palavras-chave como pelos níveis de descrição. Também naveguei pelo AtoM do Arquivo Público de São Paulo. Segue os links abaixo

Link para o AtoM da Fundação Oswaldo Cruz:<http://basearch.coc.fiocruz.br/index.php/fundacao-oswaldo-cruz-casa-de-oswaldo-cruz?sf_culture=en>

Link do AtoM do Arquivo Público do Estado de São Paulo: <http://icaatom.arquivoestado.sp.gov.br/ica-atom/index.php/>

Link para o site pricipal do AtoM: <https://www.accesstomemory.org/pt-br/>

AUTORA DA RESENHA:

Vanessa Stemback Paz, Graduanda de Arquivologia da UFF. Estágio no INSS (2018) e no TRT-RJ 1ª região - seção de arquivo permanente (em andamento, 2019). Expositora no XXIII Enearq (2019).

GLOSSÁRIO:

Documento arquivístico: 

“[...] é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário.” (ARQUIVO NACIONAL, 1973, p.13).

Documento arquivístico digital: 

“É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.” (CONARQ, 2011, p. 9).

Documento digital: 

“É a informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional.” (CONARQ, 2011, p. 9).

SIGAD: 

“É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.” (CONARQ, 2011, p. 10).

RDC-Arq: 

“Um repositório arquivístico digital é um repositório digital que armazena e gerencia esses documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente.” (CONARQ, 2015, p. 9).

REFERÊNCIAS:

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Manual de arranjo e descrição de arquivos. 2. ed. Rio de Janeiro: Ministério da Justiça e Negócios Interiores; Arquivo Nacional, 1973. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/media/manual_dos_arquivistas.pdf>. Acesso em: 09 nov. 2019.

CONARQ. Diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis – RDC-Arq.  Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2015. Disponível em: <http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/diretrizes_rdc_arq.pdf>. Acesso em: 09 nov. 2019.

CONARQ. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf>. Acesso em: 09 nov. 2019.

LIMA, Eliseu Santos; FLORES, Daniel. A utilização do ICA-AtoM como plataforma de acesso, difusão e descrição dos documentos arquivísticos de instituições públicas. Inf. Inf., Londrina, v. 21, n. 3, p. 207-227, set./dez., 2016. Disponível em: <http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/24234/20736>. Acesso em: 09 nov. 2019.

PARRELA, Ivana Denise. Educação Patrimonial nos arquivos brasileiros: algumas experiências e perspectivas de uso da metodologia. Ci. Inf., Brasília, DF, v. 42 n. 1, p.107-116 jan./abr. 2013. Disponível em: <http://revista.ibict.br/ciinf/article/view/1398/1576>. Acesso em: 15 maio 2019.

SANTOS, Henrique Machado; FLORES, Daniel. Introdução aos conceitos básicos do modelo open archival information system no contexto da arquivística. Acervo, Rio de Janeiro, v. 32, n. 1, p. 8-26, jan./abr. 2019. Disponível em: <http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/24234/20736>. Acesso em: 09 nov. 2019.