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How Much Does an Event Planner Cost?

How Much Does an Event Planner Cost?

We get several inquiries each year, from interested parties who have never worked with an event planner before. Regardless of the type of event you want to plan, hiring an event professional can help alleviate the stress and ensure that everything runs smoothly. However, one of the biggest questions that people have when considering an event planner is whether they can afford one. In this blog post, we’ll explore the costs of hiring an event planner and provide some guidance on whether it’s worth it for you.

What Do Event Planners Do?

Before we dive into the cost, let’s briefly touch on what an event planner does. An event planner is responsible for managing all aspects of your event, from the initial planning stages to the final execution.

Some things Event Planners Do:

Finding and booking a venue

Securing vendors (such as caterers, entertainer, photographers, registration staff and so much more)

Building menus, show flows and production schedules

Managing budgets, staffing and payments

Building event branding & strategy (and sometimes marketing)

Ensuring that the event runs smoothly.

We wrote about this topic last month, check out this post on what is an event planner?

What Are the Costs of Hiring an Event Planner?

The cost of hiring an event planner varies depending on a number of factors, including the location of the event, the complexity of the event, and the experience and expertise of the planner. Some planners charge a flat fee, while others charge a percentage of the total budget. Here are a few general guidelines to give you an idea of what to expect:

For weddings, wedding planners typically charge anywhere from $1,500 to $10,000, with the average cost falling between $2,500 and $5,000. But this is dependent of the size and complexity of the wedding. Many wedding planners offer day of activation services that help ensure your wedding day is stress free.

For corporate events, event planners may charge a flat fee or a percentage of the total budget, which can range from $5,000 to $100,000 or more. Again, depending on the size and complexity of the event or events and if they run over a number of days / venues etc.

For smaller events, such as personal parties or anniversary celebrations, or for consulting event planners may charge an hourly rate, which can range from (depending on their experience level and what is required) $75 to $250 per hour.

Is Hiring an Event Planner Worth the Cost?

Now that you have an idea of what an event planner does and how much they typically charge, the question remains: Is it worth it for you?

Here are a few factors to consider when determining the cost of an event planner:

Your budget: If you’re on a tight budget, hiring an event planner may not be feasible. However, if you have some flexibility in your budget, an event planner can help you save money by negotiating with vendors , leveraging their relationships and ensuring that you’re not overspending in any one area.

Your time: Planning an event can be incredibly time-consuming, especially if you’re not familiar with the process. Hiring an event planner can free up your time and allow you to focus on other aspects of your life.

Your stress level: Planning an event can be stressful. There is a reason that event planners are listed constantly year after year in the top 10 most stressful careers, especially if you’re juggling a lot of other responsibilities. Hiring an event planner can help alleviate some of that stress and ensure that everything runs smoothly on the day of the event.

Your experience: If you’ve planned events before and feel comfortable doing so, you may not need an event planner. However, if you’re new to event planning or are planning a particularly complex event, an event planner can provide invaluable expertise and guidance.

So, Can You Afford an Event Planner?

We think that hiring an event planner can be a great investment, especially if you have some flexibility in your budget and are looking to save time and reduce stress. If you would like to submit a request for an event proposal please do so here! If you are looking for more info on hiring an event planner, we would love to chat more, reach out to us at info@jenniferjamesevents.com

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Event Budgeting 101

Event Budgeting 101

When I began my career in event planning, the idea of managing budgets seemed a little overwhelming. It was never covered in any of the event management classes I took and, despite being a vital aspect of every event, it seems to be a bit of an industry secret.

So, this week let’s talk about some of the nuances of building an event budget. It’s time to share what no one else seems to talk about!

The Framework

Generally, event budgets tend to be fairly fluid. When building a proposal we’re working with big picture ideas that often evolve as we progress. Not everything we pitch will come to fruition and inevitably new ideas are always introduced along the way.

Every event is going to require a range of elements that can easily seem overwhelming but if you break it down to general categories, you’ll be sure to cover all your needs while keeping each of your requirements reasonably organized. I like to start with a list like this:

Venue

Food

Beverage

Entertainment

Décor

Equipment Rentals

Audio Visual

Sound

Lighting

On-site Staffing

Risk Management

Photography

Registration

Design /Printing

Accommodations

Promotional Items

Transportation

Event Planner fee

Keep in mind, many of these may require sub-categories as well. For instance, your venue might have many associated costs including rental fees, coat check fees or the rental of items that are not considered “in house”. Another good example is your Entertainment category. Costs in this area are generally not limited to the entertainment itself but also travel and hotel costs, per diems and any rider requirements (which is a whole other blog post on its own Corporate Entrainment: The Hidden Costs.)

Do your homework

Although this gets significantly easier with experience, even the most seasoned event management companies work on events that have elements they haven’t encountered before. Whether it’s a new venue, caterer, talent etc., you really need to know what to expect from hidden costs to minimum spends and gratuities. Every venue is different and asking the right questions is imperative. I love the simplicity of a call but I suggest also getting a follow up email than can be referenced should there be any discrepancies or confusion. Keeping detailed notes will also prove to be incredibly helpful when working on future projects.

Conservative Estimating

I cannot stress this enough. When planning budgets for clients ALWAYS build in a buffer. Every event professional can attest that this is a business built on change and you’re far better off being prepared with extra funds tucked away rather than having to present an overrun to a client, regardless of the reasoning. It’s always best to err on the side of caution and include a contingency line item into your budget to ensure you’re prepared for any unexpected expenses.

Variable Amounts

When working with certain line items there are often grey area’s that can only be estimated until you receive the final bill. The beverage line item, for example, will certainly be one of them. Open bars are always appreciated by your guests but are very difficult to estimate. Even with drink tickets, you will have some drinks that cost more than others or extra tickets that somehow make it into circulation. Always include a note letting your client know that this is a variable amount and will be determined on final consumption.

Disclaimer

In reality, there are always unknowns that even the most seasoned event professional can’t predict. If you find your budget starting to run over or your client asks for something that wasn’t in the original scope, be prepared to communicate the changes clearly and always have the increase approved in writing. It’s understandable that flexibility is sometimes required but no one – especially clients – appreciates surprises when it comes to the bottom line.

Simple Math

I get asked repeatedly if a client can even afford to host a particular event and, truthfully, the quickest way to determine if the numbers work is to divide the proposed budget by the number of guests.

For example, a brand launch for 1,200 people with a budget of $5,000 works out to only $4.16 per person. A birthday dinner for 50 people with a budget of $2,500 allows for $50.00 per person. If you consider the cost of an average meal and drinks alone, these budgets are already unrealistic in most scenarios. Your ability to explain this type of budget estimation early on in the process can really go a long way in saving both you, and your client a lot grief in the long run.

Wondering if an event planner is a good fit for your next event? Email info@jenniferjamesevents.com. We’re always happy to help!

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Best catering services in Berhampur, Flymoon Events

Flymoon Events is provide a catering service located in Berhampur, Odisha, India. They offer a wide range of catering services, including wedding catering, corporate event catering, birthday party catering, and much more. Their team of experienced chefs and catering professionals is dedicated to providing high-quality food and exceptional service to their clients.Flymoon Events prides itself on using only the freshest and highest quality ingredients in its dishes. They offer a diverse menu that can be customized to fit any dietary needs or preferences. Whether you are looking for traditional Indian cuisine or a fusion of global flavors, Flymoon Events can create a menu that will leave your guests satisfied and impressed. In addition to its delicious food, Flymoon Events also provides exceptional service. Their team is attentive and responsive, making sure that every detail of your event is taken care of. They work closely with their clients to understand their vision and ensure that every aspect of the catering is executed to perfection.

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Events sind eine hervorragende Möglichkeit auf dein Start-up aufmerksam zu machen. Außerdem kommst du mit deinen Kunden leicht ins Gespräch. Doch wie so oft in einem Start-up, sind die Finanzen knapp und die Ansprüche hoch. Damit dein Event trotzdem ein voller Erfolg wird, stelle ich dir hier 10 erprobte Low-Budget-Ideen für deine nächste Veranstaltung vor. 1. Begeisterte Teilnehmer dank interaktiver Eventformate Fangen wir gleich mit dem Wichtigsten an: Deinem Programm. Ob deine Teilnehmer auf ihren Stühlen einschlafen oder ob sie etwas von deiner Message mitnehmen, hängt maßgeblich von deiner Programmgestaltung ab. Niemand will auf einer Veranstaltung stundenlang den Vorträgen zuhören. Wusstest du, dass 82% aller Vorträge vom Publikum als “einschläfernd” beurteilt werden? Sorge dafür, dass dein Event abwechslungsreich ist und binde deine Teilnehmer ein. Egal, ob du “nur” dein neues Produkt vorstellst oder eine ganztägige Veranstaltung mit vielen Themen organisierst. Übrigens: Lässt du genug Zeit und Raum für Networking, kommst auch du mit deiner Zielgruppe viel leichter ins Gespräch. Deine Teilnehmer profitieren davon auch, denn Networking ist DER Grund Events zu besuchen. Alles andere gibt es heute auch online. Sorge also für einen echten Mehrwert – für dich und deine Teilnehmer. Du kannst folgende interaktive Formate einsetzen: Business-Speed-Dating Campfire Roundtable Fishbowl World-Cafe Barcamp / Open Space 2. Interaktion dank kostenfreier Votingtools Diese interaktiven Eventformate passen nicht zu deiner Veranstaltung? Kein Problem! Um deine Teilnehmer dennoch zu aktivieren, kannst du sie mit Hilfe von Umfragen ins Programm einbinden. Stell einfach ein paar simple Fragen, die jeder gern beantwortet oder welche auf dein Produkt neugierig machen. Und zeige die Antworten des Publikums in Echtzeit auf der Leinwand. Dafür musst du weder IT-Spezialist sein noch tief ins Portemonnaie greifen. Nutze einfach kostenfreie Votingtools. Das bekannteste Tool ist Sli.do. Doch auch TEDME oder Voxvote könntest du für deine nächste Umfrage nutzen. Oder fordere dein Publikum dazu auf, selbst Fragen mit Hilfe dieser Apps zu stellen. Keine Angst, als Moderator dieser Tools kannst du unangemessene Fragen vorher herausfiltern. 3. Ein professionelles Tool für deine Anmeldungen Willst du gleich von Anfang an, als Profi wahrgenommen werden, binde ein professionelles Anmeldetool ein. Natürlich könntest du auch Excel oder jede andere Software für Tabellenkalkulation nutzen, um deine Anmeldungen zu verwalten. Professioneller sieht es aus, wenn du auf deiner eigenen Website ein Kontaktformular einbaust. Überlege dir vorab, was du unbedingt wissen willst: Name, Vorname, Unternehmen, E-Mail. Damit du auch wirklich Zeit sparen kannst, muss deine Website im Backend eine Liste als herunterladbare csv zur Verfügung stellen. Ist dein Event kostenfrei, gibt es sogar den professionellen Service dieser Anbieter kostenfrei: Eveeno, Eventbrite und Xing-Events. Alle drei bieten umfangreiche Leistungen und heben dein Event gleich auf ein ganz neues Level. Organisierst du eine kostenpflichtige Veranstaltung, empfehle ich dir ebenfalls einen Profi-Anbieter. Apropo kostenpflichtig: Verkaufst du Tickets, sichere deine Einnahmen ab und nutze eine Rücktrittsversicherung für Seminare, Konferenzen & Co. 4. Empfehlungsmarketing kurbelt deinen Ticketverkauf an Nutze die Reichweite deiner Fans in den Sozialen Medien und setze eine für dich passende Variante des Empfehlungsmarketings auch für dein Event ein. Du könntest zum Beispiel Rabattcodes zeitgleich mit deinen Anmeldebestätigungen versenden. Mit diesen Codes erhalten sowohl der Neugeworbene als auch der Werbende beispielsweise 5% Rabatt auf dein Ticket. Bei Xing-Events lässt sich das beispielsweise ganz leicht umsetzen. Du kannst natürlich auch ganz andere Varianten wählen – nutze einfach deine Fantasie. Hauptsache, deine Teilnehmer machen nun auch Werbung für dein Event. Und du weisst ja: Was wir von Freunden, Bekannten oder Kollegen empfohlen bekommen, schätzen wir als viel wertvoller ein. 5. Sachsponsoring sichert dir Getränke und Speisen Das Catering verschlingt im wahrsten Sinne des Wortes häufig einen Großteil eines Eventbudgets. Mit einem Sachsponsoring können deine Cateringkosten auf Null sinken. Doch so völlig gratis gibt’s im Leben nur sehr wenige Dinge oder wie die Amerikaner so passend sagen: “There is no free lunch”. Denke bei deinen Verhandlungen mit Sponsoren also immer an das Prinzip des Geben und Nehmen. Was kannst du deinem Sponsor bieten? Lädst du eine Zielgruppe ein, die auch für ihn spannend ist? Ist dein Thema eins, mit dem er gern gesehen werden möchte? Gut, dann hast du den Einstieg gefunden. Jetzt bist du dran. Was kannst du geben? Biete ihm beispielsweise Reichweite über Social Media und bedenke ihn bei den Begrüßungsworten. Oder garantiere (s)eine Logopräsenz auf all deinen Eventmaterialien – online wie offline. Bevor du einen Anbieter ansprichst, überlege ganz genau, welcher zu deinem Event passen könnte. Getränke- und Snackanbieter sind dankbare Sponsoren. Wie wäre es mit einem Craftbeer, einem Bio-Drink oder einem Bio-Müsli auf deinem Event? Findest du gar keinen Sponsor, kannst du auch den Gratis-Anteil der Speisen und Getränke angemessen reduzieren. Beispielsweise sind auf deiner Abendveranstaltung Softdrinks kostenfrei und alkoholische Getränke zahlt jeder Teilnehmer selbst. Was auch immer du dir einfallen lässt: Beachte die Gepflogenheiten in deiner Branche und bedenke, dass Essen und Trinken zu den menschlichen Grundbedürfnissen gehören. Mit anderen Worten: Ist der Kaffee kalt oder reicht er nicht aus, färbt das auf dein komplettes Event ab. Ganz egal wie gut du es geplant hast. 6. Finde einen Sponsor für die Location Der nächste große Kostenblock fällt häufig auf die Locationmiete. Deshalb ist es auch hier wenigstens einen Versuch wert, einen Sponsor zu suchen. Wie beim Catering ist es ganz wichtig, dass du dich fragst, wer zu deinem Event passt. Wer hat Interesse an deiner Zielgruppe oder deinen Themen. Frage dich darüber hinaus, ob er auf eine Mietzahlung von dir angewiesen wäre. Also ist das Vermieten von Räumen sein Geschäftsmodell? Wenn ja, wird er verständlicherweise auf einen Geldfluss achten. Hotels beispielsweise müssen Umsätze erwirtschaften. Jedoch hat der ein oder andere Interessenverband vielleicht noch einen Meeting- oder Konferenzraum. Diese Räume sind meist nicht seine eigentliche Einnahmequelle. Daher stehen die Chancen gut, dass er einem sogenannten Barterdeal zustimmt. Biete wie auch beim Catering eine adäquate Gegenleistung. Denke bei deiner Suche auch an außergewöhnliche Eventlocations genauso wie an Räume in Behörden oder Institutionen, die zu deinem Thema passen. Engagiert sich dein Start-up für die Umwelt, findest du sicherlich eine größere NPO, die auch Räume hat. Kannst du ein innovatives Geschäftsmodell vorzeigen, interessiert sich dafür eher ein Wirtschaftsverband oder -institution. Denke auch die Technik. Ist diese bereits vorhanden? Kannst du bereits eingebaute Beamer nutzen? Darfst du deinen eigenen Laptop mitbringen? Den passenden Mac-Adapter hat übrigens fast keine Location auf Vorrat. Bringe diesen immer selbst mit. Noch ein Tipp: Frage bei der Locationsuche nach Tagen, die nicht so häufig gebucht werden. Freitage und Montage sind gute Tage. 7. Das perfekte Layout für dein Eventprogramm Dein Team hat möglicherweise noch keinen Grafiker an Bord. Macht nichts! Mit Canva kannst du kostenfreie und kostengünstige Grafiken und sogar Eventflyer oder Programmübersichten erstellen. Überlege dir zuerst, welche Inhalte unbedingt in deine Einladung oder dein Programm hineingehören. Dazu zählen zum Beispiel: Name, Datum, Ort deines Events, ebenso eine Anfahrtsbeschreibung und eine Programmübersicht. Denke nun auf jeden Fall an all deine zuvor gewonnenen Sponsoren. Platziere ihre Logos an prominenter Stelle! Hast du alle Inhalte zusammengestellt, kannst du das passende Template auswählen. Am besten suchst du dir eins aus, welches deinem Corporate Design schon sehr nahe kommt. 8. Hochglanzfotos für Social Media Ansprechende Fotos für die Sozialen Medien kannst du dank wirklich leistungsstarker Smartphones heutzutage selbst aufnehmen. Die integrierten Kameras sind meist schon ziemlich gut. Noch besser werden deine Fotos, wenn du den Bildausschnitt, die Ausrichtung, Lichter, Farben und die Schärfe verbesserst. Denke auch ans Branding und füge dein Logo ein. Hier sind drei wirklich einfach zu bedienende und in der Basic-Variante kostenfreie Apps für iOS und Android: Snapseed Damit kannst du schnell und kostengünstig deine Fotos direkt auf dem Smartphone verbessern: schärfen, Lichtkorrektur, horizontal und vertikal gerade “rücken”. Layout von Instagram Schöne und schnelle Fotocollagen erhältst du mit dieser App. Watermaker Damit kannst du Texte und dein Logo in die Fotos einfügen – sogar png-Dateien mit transparentem Hintergrund. PS: Brauchst du hochwertige Fotos, engagiere lieber gleich einen Profi. 9. Mehr Reichweite dank der Teilnehmer Wie du schon beim Ticketverkauf gesehen hast, brauchst du die Social-Media-Arbeit nicht (mehr) alleine machen. Rufe auf deiner Veranstaltung aktiv zur Beteiligung auf. Lobe beispielsweise einen Live-Twitter-Contest aus. Wer wird der aktivste Twitterer der heutigen Veranstaltung sein? Dafür gibt es zahlreiche Trackingtools. Ein sehr mächtiges, allerdings kostenpflichtiges ist TweetBinder. Stelle auch eine Belohnung in Aussicht. Denke dabei an das heutige Medien- und Geltungsbedürfnis deiner Teilnehmer. Gib ihnen die Chance zu mehr Präsenz. Erwähne sie bei deinen Abschlussworten vor dem Plenum, überreiche eine Urkunde, stelle ihr Foto in die Sozialen Medien und so weiter. Sei kreativ und wähle etwas Passendes. Apropo Geltungsbedürfnis: Hast du einen Promi auf deinem Event, gib deinen Teilnehmern die Chance auf ein Selfie mit ihm. Eine coole Selfie-Wand und eine Twitterwall sorgen übrigens auch für noch mehr Postings zu deinem Event. 10. Namensschilder Ein wichtiges Tool fürs Networking. Doch diese kleinen Schilder in einer Plastikhülle verschlingen mehr Budget als sein muss. Günstiger sind die Textilaufkleber, die es z.B. von Herma zum Preis von ca. 20 Euro für 250 Stück gibt. Achtung: Auf ein teures Abendkleid würde ich die niemals kleben (lassen), da manche Stoffe sehr empfindlich reagieren. Du kannst die Produktion der Namensschilder auch komplett an deine Teilnehmer outsourcen. Gestalte eine dafür pdf im A4-Format, denn nur A4-Drucker sind in den meisten Unternehmen und Haushalten vorhanden. Auf dieses Blatt fügst du die wichtigsten Informationen ein und sagst “dies ist dein Einlassticket, bring es mit”. Sollen nun deine Teilnehmer auch ein lesbares Namensschild haben, könnten sie das vor Ort entsprechend falten. Du gibst vor Ort die passenden Plastikhüllen aus und lässt dir diese am Ausgang zurückgeben. Damit du die Hüllen auch wirklich zurück erhältst, muss da dann auch jemand stehen. Fazit: Du siehst, es gibt viele Möglichkeiten, dein Event auch mit schmalem Budget durchzuführen. Überprüfe einfach kritisch jede einzelne Kostenposition und sei kreativ. Werde dir auch über deinen Umgang mit Geld bewusst, denn das beeinflusst dein Ausgabeverhalten mehr als du manchmal denkst ;) Zur Autorin: Katrin Taepke bloggt auf https://ift.tt/2rtK5Of und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für eure Prozesse! Kennt Ihr schon unseren #StartupTicker? Der #StartupTicker berichtet tagtäglich blitzschnell über die deutsche Start-up-Szene. Schneller geht nicht! Mehr Startup-Substanz im Newsfeed – folgt ds auf Facebook Startup-Jobs: Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? In der unserer Jobbörse findet Ihr Stellenanzeigen von Startups und Unternehmen. Foto (oben): Shutterstock

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RT https://t.co/s40NDmuIvP A budget is only as good as its usage. Here’s how to categorize your event’s budget smartly! #EventBudget #NeoNiche #Catering #EventTips … https://t.co/VYR5jaMmN3 RT https://t.co/qLhnZlJbRU RT @NeoNiche_Int: A budget… https://t.co/VYR5jaMmN3

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— Big City Events (@BigCity_Events) November 20, 2017

Source: @BigCity_Events November 20, 2017 at 07:42AM More info Your Website/Page Anchor Text Here

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Another successful haul from Marshall’s for my big event next week @gcma_sc ....when an event budget is not very big you sure cannot beat Marshall’s Home Good’s for great finds!.., this was my 3rd car load so I’m all set for event decor and i am right on target with my budget!#deborahgibsondesign #gcma_sc #marshallshomegoods #eventbudget (at Greenville, South Carolina) https://www.instagram.com/p/BomdDt1gJDj/?utm_source=ig_tumblr_share&igshid=1avxkzj4h225h