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Microformas

Digitalización de documentos, captura masiva de información, además de un poderoso software de gestión documental; es lo que ofrece Microformas. Impleméntalo en tu empresa y verás los cambios, además de que contarás con mayor y mejor seguridad en el uso y modificación de tus datos.

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Digitalización de documentos: ¿Cuál es su procedimiento de ejecución y qué problemas aparecen en él?

La digitalización de documentos es un proceso que muchas empresas han adoptado para el mejoramiento de su funcionalidad, ya que les brinda muchos beneficios como, por ejemplo, la rapidez de almacenamiento, recuperación de información, perduración, maximización de tiempo y espacio, entre muchas otras cosas más. Sin embargo, para poder gozar de todo lo anterior, se debe contar con un equipo de primera para el desarrollo de esta actividad.

Debe quedar claro que, el pasar de una plataforma física a una virtual tiene sus riesgos. El por qué, es muy fácil de explicar ya que estamos hablando de información crucial para el desarrollo de las funciones de una empresa, lo que si no se da una buena forma terminará afectando negativamente la productividad de esta y por ende la llevará a la quiebra. Por lo tanto, el trabajo de digitalizar todos los documentos tiene que ser asumido por un experto en este rubro.

Si se te hace muy difícil este procedimiento, existe una infinidad de empresas que realizan este proceso de digitalización. Pero, debes tener mucho criterio para elegir la indicada. Como en cualquier tipo de trabajo ocurre un determinado nivel de riesgo, claro si es que no se toman las medidas necesarias o no se utilizan las herramientas correctas.

¿Y cómo se da el proceso de digitalización de documentos?

Podemos evidenciar el procedimiento por fases bien marcadas y fáciles de entender:

1.    Identificación: Se debe reconocer qué vamos digitalizar (la mayoría de personas decide de acuerdo a la relevancia de la información)

2.    Clasificación: Esta fase hace referencia a la cantidad de hojas que se pondrán en las maquinarias, de uno en uno o por lotes (cabe resaltar que si se hacen por lotes se utilizará un mecanismo de códigos de barras para facilitar el trabajo).

3.    Verificación y orden: Se revisan cada uno de los documentos en busca de clips, grapas, fasteners o cualquier otro tipo de objeto que pueda perjudicar el proceso. Además, se ordenarán las hojas hacia un mismo sentido.

4.    Digitalización: Los documentos son escaneados totalmente, en esta fase se es muy meticuloso con respecto a la calidad de la imagen para que así el cliente quede satisfecho con los resultados.

5.    Reconocimiento y almacenamiento: Aquí se selecciona la información más relevante y se ubican en un espacio digital.

6.    Control de calidad: Una vez la documentación ya esté colocada en un espacio digital se procederá a revisar todo nuevamente en busca de algún error que se haya filtrado de casualidad.

7.    Entrega: Si no se encuentran fallas se procederá a entregar el trabajo al cliente.      

Ahora bien, sabiendo mejor el proceso, ¿Qué problemas son los que pueden ocurrir durante él y en qué fase se dan por lo general?

Es lógico pensar que la mayoría de problemas pueden aparecer en la fase de la propia digitalización. Como habíamos mencionado antes, el no contar con un equipo en óptimas condiciones no solo puede retrasar el proceso sino también echarlo a perder por completo. Algunos de los problemas son:

·         El sistema no reconoce el escáner

Es uno de los problemas más comunes, por lo general, se suele ocasionar por una mala conexión tanto del equipo o de la fuente de energía.

 ·         La digitalización no se ejecutó de forma correcta

Puede que sea por una mala conexión o falla del sistema, la mayoría de veces todo se soluciona reiniciando el equipo y volviendo a realizar el trabajo.

 ·         Demora o estancamiento del proceso

Digitalizar cierta cantidad de documentos lleva su tiempo, pero tampoco este de exceder lo tolerable. Verifique que otros programas de software no estén interviniendo en el procedimiento (elimínelos de ser necesarios).

 ·         Baja calidad

Revise si existen mensajes de error en la pantalla, limpie el escáner, aumente la resolución de calidad, compruebe que el documento original también tenga un nivel de resolución aceptable.

 ·         Digitalizaciones incompletas

Muchas veces las hojas suelen estar mal ubicadas, revíselas y ordénelas si es necesario; el tamaño de papel también toma relevancia en esta parte.

Como hemos podido apreciar, la digitalización es un procedimiento que requiere de muchas atención y meticulosidad. Además, que se necesita de un equipo en perfectas condiciones, por ello si una empresa busca contratar un servicio de este tipo debe asegurarse de que cumplan con todas las condiciones, porque solo así no se presentarán ninguno de los problemas que hemos descrito anteriormente.