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Sistemas Integrados de Gestión

INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

La evolución de los Sistemas de Gestión de la Calidad ha sido protagonizada por el deseo de buscar no “productos fiables” sino “productos y servicios orientados al cliente”, permitiendo con ello a las organizaciones que los tuviesen implantados ser cada día más eficientes y competitivos.

En la última década, con el estado del bienestar propio de los países desarrollados y la globalización, materias como la Prevención de Riesgos y el Medio Ambiente han aumentado su valor social y, por tanto, se han convertido en elementos de competitividad entre las empresas.

Es por ello que también han aparecido modelos y normas de sistemas de gestión ambientales y de prevención de riesgos, tales como la ISO 14001 o la OHSAS 18001. Hoy en día, las empresas implantan Sistemas Integrados de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales.

Además, junto a estos valores la sociedad actual exige, y exigirá cada día más, a las empresas una óptima gestión de la Responsabilidad Social corporativa, la seguridad informática, la protección de los datos personales y la innovación. El futuro de los sistemas de información llevará a las empresas, lógicamente, a gestionar también estos valores de forma óptima, y por razones técnicas, humanas y de coste la opción elegida será a partir de sistemas integrados que aporten valor a todos estos elementos de forma integral.

 CONCEPTO DE INTEGRACIÓN:

Aunar dos o más políticas, conceptos, divergentes entre sí, uniéndolos en una sola que los sintetice.

 RAZONES Y VENTAJAS RIESGOS DE LA INTEGRACIÓN:

 1.     Implantar un Sistema de Gestión Integrado supone una disminución considerable de los costos  asociados a implantar los tres sistemas por separado.

2.     Simplificación y menor coste en el proceso de certificación, si lo comparamos con certificar los sistemas de forma independiente. Cuando certifiquemos un área nueva, solo habría que hacerlo de la parte específica.

3.     Reducción del tiempo de auditoría, ya que la implantación, seguimiento y revisión de los tres sistemas se harán simultáneamente por el equipo auditor polivalente. Por lo tanto, se ahorra en tiempo y en dinero.

4.     El certificado obtenido en las tres áreas se consigue más rápidamente que si se obtuviera por partes.

5.     Se simplificará la documentación necesaria, siendo más transparente y más fácil de manejar. Al minimizar la documentación también reducimos costes, optimizamos el tiempo y los recursos. Los registros necesarios también se agilizan, simplificando la gestión y control de los mismos.

6.     La gestión mejora, aumenta la eficacia del sistema y la eficiencia a la hora de conseguir los objetivos y metas definidos por la organización. Se posibilita la resolución de los problemas de cada área de forma aislada, sin crear dificultades en los otros sistemas.

7.     Se minimizan las distorsiones en la asignación de recursos en las tres áreas. Se deja priorizar a un sistema frente a los otros.

8.     Supone un incentivo para innovar dentro de la organización. Optimiza en funcionamiento global de la organización al contar con un sistema único, traduciéndose en facilidad de gestión, ahorro, de costes... lo que llevará a la empresa fomentar su competitividad y ganas de mejorar en su situación de mercado.

9.     La implantación progresiva de sistemas integrados en las empresas, irá sensibilizando a los poderes públicos para crear medidas que fomenten esta implantación al resto de organizaciones. También se debe reducir el intervencionismo público para crear eficacia en el nuevo sistema.

10.   Mayor participación y motivación de todo el personal de la organización.

11.   Facilidad para medir, evaluar y efectuar el seguimiento de los objetivos meta y de los avances que vayamos obteniendo en las tres áreas.

12.   Ahorro de costes en aspectos como el personal, el tiempo empleado en reuniones, gestión de los sistemas o en formación.

13.   Mejora de la imagen de nuestra empresa frente a la sociedad y un aumento de la confianza entre nuestros clientes y consumidores.

 RIESGOS O DESVENTAJAS DE LA INTEGRACIÓN:

 1.     Falta de personal con la preparación suficiente para trabajar en las tres áreas. Esto conlleva un sobreesfuerzo en formación y un compromiso mayor por parte de la Dirección.

2.     Falta de concienciación en personal de las empresas sobre temas de prevención de riesgos y en materia medioambiental. Los trabajadores suelen estar más concienciados sobre calidad, rendimiento... Quizás porque esas actividades indicen directamente en su trabajo y están más supervisadas. Pero la difícil concienciación hace dificultoso el camino de la integración.

3.     Quizá la mayor desventaja sea la dificultad de implantar un sistema integrado dividido en tres partes, sobre todo, cuando ya resulta difícil poner en marcha uno por separado.

Muchas empresas han optado por implementar primero el Sistema de Calidad y posteriormente ir integrando los Sistemas de Medio Ambiente y Prevención.

 ¿QUÉ ES SIG?

Un Sistema Integrado de Gestión es aquel en el que los Sistemas de Calidad, Ambiental y Prevención de Riesgos, por norma general se aúnan para formar un solo, recogiendo requisitos legales y normativos.

 Requisitos previos para la integración de Sistemas de gestión integrada

         Para la realización de una integración óptima de los sistemas de gestión es necesario que se den en la mayor medida de lo posible una serie de circunstancias o condicionantes, entre los que se incluyen los siguientes:

Gestión por procesos (Procesos afectados)

Compromiso Cultural

Disciplina Organizativa

Orientación a Resultados

Deseo de Cambio

 Además de tales circunstancias, el proceso de integración debería ir acompañado de elementos como los siguientes:

Compromiso de la Alta Dirección (apoyo y     recursos necesarios)

Sensibilización e Involucración todas las     unidades (Equipo Multifuncional)

SIG se ajustará a la estructura empresarial y     no a la inversa

Implantación Planificada (Cambio Cultural)

SIG elemento vivo: Continuas revisiones

Involucrar a Proveedores

Comunicación y Formación

Aprovechar Cultura/Sinergia Calidad     

 ASPECTOS INTEGRABLES

Al preparar un Sistema Integrado es necesario adoptar una táctica determinada pues, a pesar de que las correspondientes normas ofrecen similitudes, no señalan ninguna metodología común para un Sistema Integrado. No obstante existe la Norma UNE 66177:2005 (Sistemas de Gestión. Guía para la integración de los Sistemas de Gestión) que es una norma española elaborada en junio de 2005 que puede aplicarse como guía para la integración de Sistemas de Gestión. Para llevar a cabo la integración resulta de gran ayuda agrupar los puntos en: organizativos, dinámicos y estáticos.

Los organizativos son aquellos que aluden a la descripción de la empresa, la definición de procesos para lograr fines y objetivos, la estructuración del personal y el cuadro directivo, así como las condiciones de competencia y formación, y las relaciones de comunicación interna.

Los puntos dinámicos contemplan la preparación y ejecución de los procesos característicos de la gestión de calidad, actividades del personal, control de resultados, etc.

 Los puntos estáticos describen la situación en que deben encontrarse las instalaciones y las protecciones que deben ser utilizadas.

De forma detallada, pero con la agrupación anterior, podemos clasificar los requisitos:

Puntos organizativos:

Identificación y secuencia de procesos

Definición de la organización y de su estructura

Política y compromiso de la dirección

Establecimiento de objetivos

Documentación del sistema

Comunicación y formación

Puntos dinámicos:

Compras de productos y servicios

Diseño y requisitos del producto o servicio

Realización del producto

Medición y control de los procesos

Control del producto no conforme

Auditorías internas

Acciones de mejora

Puntos estáticos:

Disposición y aplicación de recursos

Estado de la infraestructura y las instalaciones

Control de las emisiones y de los vertidos

Gestión de los residuos y de la inocuidad del producto

Análisis, evaluación y control de riesgos

Dotación de equipos de protección individuales

Estado de las máquinas y sus dispositivos de protección

 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO

El funcionamiento del Sistema de Gestión tiene un soporte fundamental en la documentación.

La estructura documental viene definida por los elementos y requisitos de las normas a las cuales obedece en su funcionamiento, así como al desarrollo de las mejores prácticas, tanto a efectos globales de organización empresarial como a efectos particulares de cada tipo de empresa, producto, servicio, etc.

El elemento básico sobre el que gira la estructura documental es el Manual de Gestión, que atendiendo a condiciones de eficacia y de certificación del Sistema de Gestión, se diseña siguiendo las directrices y capítulos de la norma de gestión elegida.

En los Sistemas integrados el Manual de Gestión ofrecerá un diseño que será un fiel reflejo de la norma que se decida como fundamental, es decir, ISO 9001 ó ISO 14001.

En la mayoría de los casos será la norma ISO 9001 la que sirva de guía prioritaria para la documentación integrada del Sistema de Gestión. Ejemplo: 

Manual de Gestión integrado

El aprovechamiento de la documentación de Gestión existente, y la aplicación de los conceptos de sinergia, eficacia, productividad, etc. derivan en el desarrollo de documentación que sea común a los tres sistemas de gestión. Este desarrollo común tendrá mayor o menor amplitud en función de las necesidades y características de la empresa, pero como definición genérica es recomendable la agrupación que se indica a continuación.

 BIBLIOGRAFÍA

1. El sistema de Gestión Integrado. Francisco José López. Ed. ICONTEC

2. Sistema de Gestión Integral, una sola gestión, un solo equipo. Federico Atehortúa, Ramón Elías Bustamante y Jorge Alberto Valencia de los Ríos. Ed. Universidad de Antioquia Gestión y Conocimiento Ltda. Junio de 2008.

3. http://www.gestion-calidad.com/normas-integracion.html. Gestión-calidad.com. 2009

4. http://www.innocea.com/Proyectos/sig/integrados_01.asp?p=1. Confederación de empresarios de Andalucía. 2008

5. http://www.gestion-calidad.com/normas-integracion.html Gestión-calidad.com. 2009