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Tipos de Comunicação

 A comunicação pode ser categorizada em três tipos básicos:

(1) comunicação verbal, na qual você ouve uma pessoa para entender seu significado; 

(2) comunicação escrita, na qual você lê seu significado; e

(3) comunicação não verbal, em que você observa uma pessoa e inferiu o significado.

 Cada um tem suas próprias vantagens, desvantagens e até mesmo armadilhas.

 Comunicação verbal

 As comunicações verbais nos negócios ocorrem por telefone ou pessoalmente. O meio da mensagem é oral. Voltemos ao nosso exemplo de cartucho de impressora. 

  Desta vez, a Mensagem está sendo transmitida pelo Remetente (o Gerente) para o Receptor (um funcionário chamado Bill) por telefone. Já vimos como o pedido do gerente para Bill ("Precisamos comprar mais cartuchos de toner da impressora") pode dar errado.

   Agora vejamos como a mesma Mensagem pode viajar com sucesso de Sender para Receiver.

Gerente (falando no telefone): "Bom dia, Bill!”.

 (Ao usar o nome do empregado, o gerente está estabelecendo um link claro e pessoal para o Receptor.).

Gerente: "Os números da sua divisão estão ótimos.”.

 (O reconhecimento do gerente do papel de Bill em uma equipe vencedora personaliza e emociona a conversa.).

Gerente: Nosso próximo passo é pedir mais cartuchos de toner da impressora.

  Você poderia fazer um pedido para 1.000 cartuchos de toner da impressora com Jones Computer Supplies? Nosso orçamento para esta compra é de R$ 30.000, e os cartuchos precisam estar aqui até à tarde de quarta-feira”.

 (O Gerenciador divide a tarefa em várias etapas. Cada etapa consiste em uma tarefa específica, intervalo de tempo, quantidade ou objetivo.).

  Bill: "Claro! Ligue para Jones Computer Supplies e ordene mais 1 000 cartuchos de toner para impressora, não excedendo um total de R$ 30,000, para estar aqui até quarta-feira à tarde”.

 (Bill, que é bom na escuta ativa, repete o que ele ouviu. Esta é a parte Feedback da comunicação e a comunicação verbal tem a vantagem de oferecer oportunidades de feedback imediato. Feedback ajuda Bill a reconhecer qualquer confusão que ele tenha tido ouvido Mensagem do gerente.

  O feedback também ajuda o gerente, a saber, se ela comunicou a Mensagem corretamente.).

 Narrativa

 A narração de histórias mostrou ser uma forma efetiva de comunicação verbal; Ele serve uma função organizacional importante, ajudando a construir significados comuns para indivíduos dentro da organização. 

  As histórias podem ajudar a esclarecer os valores-chave e ajudar a demonstrar como as coisas são feitas dentro de uma organização e a frequência, a força e o tom da história estão relacionados ao maior compromisso organizacional.

  A qualidade das histórias que os empresários dizem é relacionada à sua capacidade de garantir capital para suas empresas. As histórias podem servir para reforçar e perpetuar a cultura de uma organização, parte da função  organizadora.

 Conversas cruciais

 Embora o processo possa ser o mesmo, as comunicações de alto risco exigem mais planejamento, reflexão e habilidade do que as interações diárias normais no trabalho. 

  Exemplos de eventos de comunicação de alta participação incluem pedir um aumento ou apresentar um plano de negócios para um capitalista de risco. 

  Além desses eventos, também há muitas vezes em nossa vida profissional quando temos conversas cruciais-discussões em que não só as apostas são altas, mas também onde as opiniões variam e as emoções são fortes.

  Uma das recomendações mais consistentes dos especialistas em comunicação é trabalhar para usar "e" em vez de "mas" à medida que você se comunica  sob essas circunstâncias. 

  Além disso, esteja ciente de seu estilo de comunicação e flexibilidade de prática; É em situações estressantes que os estilos de comunicação podem se tornar os mais rígidos.

  Comunicação escrita

 Em contraste com as comunicações verbais, as comunicações empresariais escritas são mensagens impressas. Exemplos de comunicações escritas incluem memorandos, propostas, e-mails, cartas, manuais de treinamento como por  exemplo o Curso para Importação e políticas operacionais. 

  Eles podem ser impressos em papel, manuscritos ou aparecem na tela. Normalmente, uma comunicação verbal ocorre em tempo real. A comunicação escrita, ao contrário, pode ser construída durante um período de tempo mais longo. 

  A comunicação escrita é frequentemente assíncrona (ocorrendo em momentos diferentes). Ou seja, o remetente pode escrever uma mensagem que o receptor pode ler a qualquer momento, ao contrário de uma conversa que é realizada em tempo real. 

  Uma comunicação escrita também pode ser lida por muitas pessoas (como todos os funcionários em um departamento ou todos os clientes). É uma comunicação "one-to-many", ao contrário de uma conversa verbal individual. Há exceções, é claro: uma mensagem de voz é uma mensagem oral que é assíncrona.

  A maioria dos trabalhos envolve algum grau de escrita. De acordo com a Comissão Nacional de Redação, 67% dos funcionários assalariados de grandes empresas americanas e funcionários profissionais estaduais têm alguma responsabilidade por escrito.

  A metade das empresas respondentes informou que eles levaram em consideração a contratação de empregados profissionais e 91% sempre levam em conta a conta na contratação (para qualquer posição e não apenas para nível profissional).

 Por sorte, é possível aprender a escrever com clareza. Aqui estão algumas dicas sobre como escrever bem. Thomas Jefferson resumiu as regras de escrever bem com essa ideia:

 "Não use duas palavras quando alguém fará". Um dos mitos mais antigos dos negócios é que escrever mais nos fará parecer mais importante; Na verdade, o oposto é verdadeiro. Os líderes que podem se comunicar simplesmente e claramente projetam uma imagem mais forte do que aqueles que escrevem muito, mas não dizem nada.

 Comunicação não verbal

 O que você diz é uma parte vital de qualquer comunicação. Mas o que você não diz pode ser ainda mais importante. A pesquisa também mostra que 55% da comunicação na pessoa vêm de pistas não verbais, como expressões faciais, posição corporal e tom de voz. 

 De acordo com um estudo, apenas 7% da compreensão do Receiver de uma Mensagem é baseada nas palavras reais do Remetente; 38% são baseados na para linguagem (o tom, ritmo e volume de fala), e 55% é baseado em pistas não verbais (linguagem corporal).

  A pesquisa mostra que pistas não verbais também podem afetar se você obtém uma oferta de emprego. Os juízes que examinam fitas de vídeo de candidatos reais foram capazes de avaliar as habilidades sociais dos candidatos a emprego com o som desligado.

  Eles observaram a taxa de gesticular, o tempo gasto falando e a formalidade do vestido para determinar quais candidatos seriam os mais bem sucedidos socialmente no trabalho. Por esse motivo, é importante considerar como aparecemos nos negócios, bem como o que dizemos. 

 Os músculos de nossos rostos transmitem nossas emoções. Podemos enviar uma mensagem silenciosa sem dizer uma palavra. Uma mudança na expressão facial pode mudar nosso estado emocional. Antes de uma entrevista, por exemplo, se nos concentrarmos em sentir-nos confiantes, nosso rosto transmitirá essa confiança a um entrevistador.

 Para serem comunicadores eficazes, precisamos alinhar a nossa linguagem corporal, aparência e tom com as palavras que estamos tentando transmitir. A pesquisa mostra que quando os indivíduos estão mentindo, eles são mais propensos a piscar com mais frequência, mudar seu peso e encolher os ombros.